In jouw dossier staan gegevens over jou als klant, de uitgevoerde behandeling, eventuele bijzonderheden en de resultaten van de behandeling. Bovendien worden er vaak foto's gemaakt van het te behandelen gebied.

Waarom is verslaglegging belangrijk

Als schoonheidsspecialisten behandelingen uitvoeren die onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) vallen, zijn zij verplicht om verslaglegging te doen. De Wkkgz geldt sinds januari 2016 en heeft als doel om ervoor te zorgen dat klanten kunnen rekenen op goede zorg en een goede, snelle en laagdrempelige afhandeling van klachten en geschillen.

Het vastleggen van informatie is ook belangrijk voor zorgverzekeraars. Zij kunnen namelijk informatie over declaraties opvragen om te controleren of deze kloppen. Hiervoor kunnen zij informatie opvragen over de uitgevoerde (be)handelingen, de gebruikte apparatuur, de evaluatie (van de resultaten) van de behandeling en eventuele aandachtspunten.

Voordelen van verslaglegging voor jou en de behandelaar

Zoals hierboven staat, zijn schoonheidsspecialisten bij veel behandelingen verplicht om verslaglegging te doen. Maar deze verplichting is er niet zomaar. Verslaglegging heeft namelijk verschillende voordelen, zowel voor de behandelaar als voor jou als klant:

Door het klantendossier goed bij te houden en foto's te maken kunnen jij en de behandelaar het effect van de behandeling zien. Op die manier kan de behandeling ook worden bijgesteld als dat nodig is.

Bij een klacht hebben jij en de behandelaar iets om op terug te vallen.

Veelgestelde vragen

Hoe weet ik dat er veilig wordt omgegaan met mijn gegevens?
Schoonheidsspecialisten zijn verplicht om klantendossiers en foto's op een zorgvuldige manier te bewaren volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Fysieke bestanden worden opgeslagen in een afgesloten kast. Digitale bestanden worden opgeslagen op een computer met wachtwoord of op een afgesloten applicatie op hun telefoon. De gegevens worden maximaal twee jaar na de laatste behandeling bewaard.

De Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) houdt toezicht op de naleving van de geldende wet- en regelgeving voor schoonheidsspecialisten, waaronder ook op de eisen voor de verslaglegging. De Autoriteit Persoonsgegevens controleert of schoonheidsspecialisten de AVG naleven.

Wat moet ik doen als ik het gevoel hebt dat er niet veilig wordt omgegaan met mijn gegevens?
Als je het gevoel hebt dat jouw schoonheidsspecialist niet zorgvuldig omgaat met jouw gegevens, ga hier dan eerst met de schoonheidsspecialist over in gesprek om na te gaan of jouw zorgen terecht zijn. Als je daarna van mening bent dat jouw privacyrechten worden geschonden, kun je een klacht indienen bij een externe klachtenfunctionaris via ANBOS.

Mag ik weigeren om gegevens vast te laten leggen in het klantendossier?
Verslaglegging is voor veel behandelingen een eis en is belangrijk voor verschillende redenen, zoals je hierboven kunt lezen. Als je weigert om gegevens vast te laten leggen bij behandelingen waarvoor dit vereist is, kan de schoonheidsspecialist de behandeling niet uitvoeren.

Mag ik weigeren om foto's te laten maken?
In principe mag je weigeren om foto's te laten maken. Maar we raden dit sterk af. Als je niet wil dat de schoonheidsspecialist foto's van jou bewaart, dan kan je ook zelf de foto's maken en bewaren. Schoonheidsspecialisten zullen dit noteren in het klantendossier. De verantwoordelijkheid ligt dan bij jou. Als je een klacht hebt en er geen foto's zijn gemaakt van het behandelde gebied, heb je minder om op terug te vallen.

Moeten bij elke behandeling foto's worden gemaakt?
Het maken van foto's is belangrijk bij alle behandelingen waarbij een resultaat zichtbaar is. Bij ontspannende behandelingen is het bijvoorbeeld niet nodig, omdat het niveau van ontspanning lastig op foto's vast te leggen is. Het maken van foto's is nooit verplicht, maar wij raden dit wel sterk aan (om de redenen die hierboven staan).

Hoe vaak moeten er foto's worden gemaakt?
Het is belangrijk dat de behandelaar in ieder geval voor en na het behandeltraject foto's maakt. De behandelaar zal daarnaast zelf inschaten of het nodig is om voor en na elke behandeling foto's te maken. Bij sommige behandeltrajecten is het voldoende om eens in de paar maanden foto's te maken, bij andere behandeltrajecten is het nodig om dit vaker te doen.